Müşterinin adresi sizde duruyor. Bunun bir düzeni var ve panik yapmaya gerek yok. Bu işin yüzde doksanı üç parçadan oluşuyor, üçü de bir günde kurulabiliyor.
DM'den sipariş alıyorsanız müşterinin adını, adresini ve telefonunu işliyorsunuz demektir. Aşağıda üç parça var: profilinize koyacağınız hazır bir aydınlatma metni, mesaj kutunuz için basit bir saklama kuralı ve kampanya mesajı onayı.
Aydınlatma metni
Müşterinin bilgisini ne için aldığınızı söyleyen kısa metin. Zorunlu olan bu, çoğu işletmede olmayan da bu.
Aşağıdaki şablon DM'den satış yapan küçük bir işletme için yazıldı. Köşeli parantezli yerleri kendinize göre doldurun, gerisine dokunmayın.
AYDINLATMA METNİ · [İŞLETME ADI / AD SOYAD] Siparişinizi hazırlamak ve size ulaştırmak için adınızı, teslimat adresinizi ve telefon numaranızı alıyorum. Bu bilgileri yalnızca siparişin hazırlanması, faturalandırılması ve kargoya verilmesi için kullanıyorum. Kargo firması ve yasal zorunluluk dışında kimseyle paylaşmıyorum. Sipariş tamamlandıktan sonra bilgileriniz, yasal saklama süreleri saklı kalmak üzere, makul bir süre içinde mesaj kutumdan silinir. Dilediğiniz zaman bu hesaptan bana yazarak hangi bilgilerinizin bende olduğunu sorabilir, düzeltilmesini veya silinmesini isteyebilirsiniz. Kampanya ve duyuru mesajı, yalnızca bunun için ayrıca onay verirseniz gönderilir.
Nereye koyacaksınız? Üç seçenek var, üçü de olur: profilinizdeki bağlantıya, öne çıkan hikâyelerinize "Bilgilendirme" adıyla, ya da sipariş aldığınız ilk mesajın sonuna kısa bir cümleyle: "Bilgilerini nasıl kullandığımı profilimdeki bağlantıdan okuyabilirsin."
Önemli olan, müşterinin bilgisini vermeden önce bu metne ulaşabiliyor olması.
Saklama kuralı
Kural basit: işi biten siparişin bilgisini süresiz tutmayın. Yıllar önceki müşterinin adresi mesaj kutunuzda duruyorsa, o artık bir hizmet kaydı değil, bir risktir.
Kendinize tek cümlelik bir kural koyun ve uygulayın. Örnek: "Her ayın ilk günü, teslimatı tamamlanmış ve iade süresi geçmiş siparişlerin adres ve telefon mesajlarını siliyorum."
İki istisnayı aklınızda tutun. Birincisi, fatura ve muhasebe kayıtları bu kuralın dışındadır. Onlar mesaj kutusunda değil muhasebe tarafında durur, süresini muhasebecinize sorun. İkincisi, devam eden bir iade, değişim veya şikâyet varsa o yazışma iş bitene kadar kalır. Silme kuralı yalnızca işi tamamen bitmiş kayıtlar içindir.
Kampanya mesajı onayı
Burada çoğu kişinin karıştırdığı bir ayrım var. İki mesaj tipi birbirinden farklıdır.
Siparişle ilgili mesajlar. "Siparişin kargoda", "yarın teslim", "beden değişimi tamam". Bunlar siparişin kendisiyle ilgilidir ve ayrıca onay gerekmez.
Tanıtım mesajları. "Yeni koleksiyon geldi", "bu hafta indirim var". Bunun için müşterinin ayrıca onay vermiş olması gerekir. Sipariş vermiş olması bu onayın yerine geçmez.
Pratik çözüm: sipariş biterken tek bir soru sorun. "Yeni ürünlerden haber vermemi ister misin?" Evet diyenleri bir yerde listeleyin, kampanya mesajını sadece onlara atın.
Size bunu satmaya çalışacaklar
Bir gün biri size "VERBİS'e kayıt olman lazım, yoksa yanarsın" diyecek. Durun.
Kayıt yükümlülüğü herkes için geçerli değil, muafiyetler var. Bu konuda çalışan birine denk gelirseniz, önce muaf olup olmadığınızı sorun. Yükümlü olmadığınız bir kayıt için ücret ödemeyin.
Üç parçayı gördünüz, kurmak ayrı iş. İşletmeniz büyüyorsa, yanınızda çalışan varsa, web siteniz ya da pazaryeri mağazanız da varsa parçalar çoğalıyor ve birbirine bağlanması gerekiyor. Aydınlatma metniniz size göre yazılır, saklama düzeniniz kurulur, onay tarafınız ayarlanır. Bir kere kurulur, sonra siz işinize bakarsınız.
Bu rehberdeki metinler genel bilgilendirme amaçlıdır, somut olaya ilişkin danışmanlık yerine geçmez. Şablonun kendi işinize uyarlanması gerekir.
This guide is for general information only and does not constitute legal advice. Reading it does not create an attorney-client relationship with Defensible Consultancy. Regulation in these areas changes quickly; seek advice on your specific situation before acting.